Kiedy zmiana umowy spółki jest konieczna? Podstawa prawna i najczęstsze przypadki
Podstawą prawną dla modyfikacji umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest art. 255 § 1 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.), który stanowi, że zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Co istotne, uchwała ta musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Oznacza to, że każda, nawet najdrobniejsza zmiana w treści umowy założycielskiej, wymaga wizyty w kancelarii notarialnej.
W praktyce gospodarczej istnieje cały katalog sytuacji, które wymuszają na przedsiębiorcach podjęcie kroków w celu aktualizacji umowy spółki. Do najczęstszych należą:
- Zmiana siedziby spółki – Jeżeli w umowie spółki wskazano konkretną miejscowość jako siedzibę (np. „Siedzibą spółki jest m.st. Warszawa”), a planują Państwo jej przeniesienie do innej miejscowości (np. do Łodzi), zmiana umowy będzie niezbędna.
- Zmiana przedmiotu działalności (PKD) – Rozszerzenie lub modyfikacja zakresu działalności gospodarczej firmy często wymaga dodania lub zmiany kodów PKD w umowie spółki, aby odzwierciedlały one faktycznie prowadzoną działalność.
- Podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego – Decyzja o dokapitalizowaniu spółki poprzez wniesienie nowych wkładów lub, rzadziej, o obniżeniu kapitału, jest jedną z najpoważniejszych zmian, która zawsze musi znaleźć odzwierciedlenie w umowie.
- Zmiana firmy (nazwy) spółki – Rebranding, zmiana strategii marketingowej lub po prostu chęć odświeżenia wizerunku często wiążą się ze zmianą nazwy, co jest fundamentalną zmianą umowy.
- Modyfikacja zasad zbycia udziałów – Wprowadzenie lub zmiana zasad dotyczących konieczności uzyskania zgody zarządu lub zgromadzenia wspólników na zbycie udziałów.
- Wprowadzenie zapisów o dopłatach lub zmiana sposobu powoływania członków organów spółki (zarządu, rady nadzorczej).
Ważne: Każda, nawet najmniejsza zmiana w treści umowy spółki z o.o. (np. zmiana siedziby, PKD, nazwy) wymaga uchwały wspólników umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza. Niezachowanie formy aktu notarialnego powoduje bezwzględną nieważność wprowadzonych zmian.
Powtarzające się świadczenia niepieniężne (art. 176 K.s.h.)
Wśród narzędzi prawnych dostępnych dla przedsiębiorców, szczególną popularność zyskały powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika na rzecz spółki (art. 176 K.s.h.). Jest to odpowiedź na poszukiwanie efektywnych rozwiązań, zwłaszcza po zmianach wprowadzonych przez „Polski ład”. Ich fundamentalną zaletą jest fakt, że wypłacane z tego tytułu wynagrodzenie nie jest objęte obowiązkiem zapłaty składek ZUS, w tym kluczowej składki zdrowotnej.
Skorzystanie z tej możliwości wymaga jednak interwencji notariusza. Obowiązek świadczeń musi być precyzyjnie określony bezpośrednio w umowie spółki, co oznacza, że jego wprowadzenie lub zmiana wymaga podjęcia przez wspólników uchwały umieszczonej w protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego.
Aby uniknąć ryzyka prawnego i podatkowego, należy pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
- Świadczenia muszą mieć charakter powtarzalny (np. comiesięczne doradztwo marketingowe), a nie ciągły, co mogłoby zostać zakwestionowane.
- Wynagrodzenie wspólnika musi odpowiadać stawkom rynkowym i być rzetelnie dokumentowane.
- Dla spółki świadczenie takie stanowi koszt uzyskania przychodu. Dla wspólnika jest to natomiast przychód z „innych źródeł”, który podlega opodatkowaniu według skali podatkowej (12% i 32%).
Praktyczne zastosowanie – przykłady świadczeń
Konstrukcja ta jest niezwykle elastyczna i może objąć szeroki wachlarz usług, które wspierają działalność spółki. Przykładowe świadczenia to:
- Usługi doradcze i konsultingowe (biznesowe, finansowe, marketingowe).
- Usługi informatyczne (np. okresowa konserwacja systemów, wsparcie techniczne).
- Usługi szkoleniowe dla pracowników spółki.
- Prowadzenie działań marketingowych, w tym obsługa mediów społecznościowych.
- Okresowe dostarczanie materiałów lub produktów.
- Usługi projektowe lub badawcze.
Procedura zmiany umowy spółki – krok po kroku
Proces zmiany umowy spółki, choć formalny, jest w pełni uporządkowany. Jako notariusz w Warszawie, dbam o to, by każdy jego etap przebiegł dla Państwa sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
- Inicjatywa i przygotowanie Wszystko zaczyna się od podjęcia przez organy spółki (najczęściej zarząd) lub samych wspólników decyzji o konieczności wprowadzenia zmian. To etap strategiczny, na którym precyzuje się zakres planowanych modyfikacji.
- Zwołanie Zgromadzenia Wspólników Zarząd spółki formalnie zwołuje zgromadzenie wspólników, informując ich o terminie, miejscu oraz szczegółowym porządku obrad, który musi obejmować punkt dotyczący podjęcia uchwały w sprawie zmiany umowy spółki.
- Podjęcie uchwały i protokół notarialny To kluczowy moment całego procesu. Wspólnicy, zebrani na zgromadzeniu, podejmują uchwałę o zmianie umowy spółki. Zgodnie z prawem, uchwała taka musi być zaprotokołowana przez notariusza. Moja rola polega na sporządzeniu protokołu, który jest dokumentem urzędowym. W protokole tym stwierdzam prawidłowość zwołania zgromadzenia, jego zdolność do podejmowania uchwał oraz treść podjętej uchwały. Standartowo uchwała zapada większością 2/3 głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
- Przygotowanie tekstu jednolitego umowy spółki Po podjęciu uchwały zarząd spółki ma obowiązek przygotować nowy, ujednolicony tekst umowy, uwzględniający wszystkie wprowadzone zmiany.
- Zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) Ostatnim, lecz niezwykle ważnym krokiem, jest zgłoszenie zmiany do właściwego sądu rejestrowego. Zarząd musi złożyć odpowiedni wniosek w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Co istotne, w przypadku zmian takich jak podwyższenie kapitału zakładowego, wpis do KRS ma charakter konstytutywny – oznacza to, że zmiana jest skuteczna dopiero z chwilą jej wpisania do rejestru. W przypadku większości innych zmian (np. zmiana siedziby), wpis ma charakter deklaratoryjny (potwierdzający).
Zmiana umowy spółki a system S24
Wielu przedsiębiorców zakłada swoje spółki przez internetowy system S24. Należy jednak pamiętać o kluczowej zasadzie: jeżeli spółka została założona w systemie S24 i jej umowa nigdy nie była zmieniana w formie tradycyjnej (u notariusza), niektóre zmiany mogą być dokonane również za pośrednictwem tego systemu. Jednakże, jakakolwiek zmiana umowy spółki dokonana w formie aktu notarialnego powoduje, że spółka traci możliwość powrotu do trybu S24. Jest to droga w jedną stronę. Decyzja o pierwszej „tradycyjnej” zmianie umowy powinna być więc przemyślana.
Niezbędne dokumenty i informacje do zmiany umowy spółki
Przed przyjściem do notariusza konieczne jest skompletowanie informacji i dokumentów niezbędnych do realizacji planowanej czynności. Najlepiej jeszcze przed wizytą warto przesłać mailem wszystkie potrzebne informacje.
Lista wymaganych dokumentów może się różnić w zależności od rodzaju konkretnej sprawy. Ostateczną listę zawsze ustala notariusz po zapoznaniu się ze szczegółami. Podstawowy katalog wygląda następująco:
- ostatni aktualny tekst jednolity umowy spółki osobowej/kapitałowej,
- informacja co ma zostać zmienione w umowie spółki,
- w przypadku powtarzających się świadczeń – lista tych świadczeń,
- w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego – o jaką kwotę ma nastąpić podwyższenie kapitału zakładowego i w jakim trybie, czy poprzez ustanowienie nowych udziałów, czy zwiększenie wartości nominalnej istniejących udziałów.
Koszty zmiany umowy spółki u notariusza w Warszawie
Kierując się zasadą pełnej transparentności, zawsze przed przystąpieniem do czynności informuję Państwa o wszystkich kosztach. Na całkowity koszt zmiany umowy spółki u notariusza składają się:
- Taksa notarialna – wynagrodzenie notariusza za sporządzenie protokołu. Jej wysokość jest uzależniona od charakteru zmian. W przypadku zmian niedotyczących kapitału zakładowego jest to zazwyczaj stała kwota. Przy podwyższeniu kapitału, taksa jest uzależniona od jego wysokości.
- Opłata sądowa – Stała opłata za zarejestrowanie zmiany w KRS, która wynosi 250 zł.
- Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) – Stała opłata w wysokości 100 zł.
- Koszt wypisów aktu notarialnego – Opłata za sporządzenie kopii dokumentu dla sądu i dla spółki, zależna od objętości protokołu.
Podstawą prawną dla mojego wynagrodzenia jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, które określa maksymalne stawki taksy notarialnej. To ważna informacja, ponieważ wskazane kwoty stanowią górną, nieprzekraczalną granicę. Ostateczny koszt mojej usługi jest zawsze ustalany indywidualnie, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy oraz wymaganego nakładu pracy.
Taksa notarialna w przypadku zmiany kapitału zakładowego spółki
Gdy następuje podwyższenie kapitału zakładowego, taksę notarialną określa się według kwoty podwyższenia według następujących stawek maksymalnych:
- 100 zł przy wartości podwyższenia do 3000 złotych,
- 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy wartości podwyższenia powyżej 3000 do 10 000 zł,
- 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy wartości podwyższenia powyżej 10 000 do 30 000 zł,
- 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy wartości podwyższenia powyżej 30 000 do 60 000 zł,
- 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy wartości podwyższenia powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
- 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy wartości podwyższenia powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
- 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy wartości podwyższenia powyżej 2 000 000 zł.
Do taksy notarialnej należy doliczyć 23% podatku VAT.
Zmiana umowy spółki to formalny, lecz nieunikniony element w cyklu życia każdej rozwijającej się firmy. W mojej Kancelarii Notarialnej w Warszawie do każdej takiej sprawy podchodzimy z pełnym zaangażowaniem i zrozumieniem dla potrzeb biznesu. Serdecznie zapraszam do kontaktu – chętnie odpowiem na wszelkie pytania i przeprowadzę Państwa przez ten proces w sposób sprawny i bezpieczny.