Sprzedaż mieszkania u notariusza

Umowa sprzedaży mieszkania – czym jest i co musi zawierać

Mówiąc najprościej, umowa sprzedaży mieszkania to czynność prawna, na mocy której sprzedający zobowiązuje się przenieść na kupującego własność nieruchomości w zamian za zapłatę ustalonej ceny. Jej fundamentalne ramy określa Kodeks cywilny, jednak kluczową regulacją jest art. 158 k.c., który stanowi, że umowa przenosząca własność nieruchomości musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Niezachowanie tej formy powoduje bezwzględną nieważność całej czynności. Oznacza to, że żadna umowa pisemna, ustna czy zawarta w innej formie nie przeniesie skutecznie własności lokalu.

Akt notarialny to dokument urzędowy, który nie tylko potwierdza wolę stron, ale również gwarantuje, że została ona wyrażona w sposób zgodny z prawem. Notariusz w Warszawie, jako funkcjonariusz publiczny, ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów wszystkich stron umowy.

Każdy akt notarialny dotyczący sprzedaży mieszkania musi zawierać pewne obligatoryjne postanowienia (essentialia negotii):

• Dokładne oznaczenie stron umowy – imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, numery PESEL, adresy zamieszkania oraz seria i numer dokumentu tożsamości.
• Precyzyjny opis przedmiotu umowy – adres nieruchomości, jej powierzchnia, liczba i rodzaj pomieszczeń, numer księgi wieczystej oraz udział w nieruchomości wspólnej.
• Określenie ceny sprzedaży – kwota, za jaką nieruchomość jest sprzedawana.

Oprócz tych podstawowych elementów, umowa standartowo zawiera szereg innych, niezwykle istotnych postanowień, takich jak:

• Oświadczenia sprzedającego o stanie prawnym i faktycznym lokalu (np. o braku zadłużenia, obciążeń, praw osób trzecich).
• Warunki i terminy zapłaty ceny.
• Termin wydania nieruchomości kupującemu.
• Postanowienia dotyczące poddania się egzekucji przez kupującego co do zapłaty ceny.
• Wnioski wieczystoksięgowe, np. o wykreślenie hipoteki czy wpis nowego właściciela.

Sprzedaż mieszkania krok po kroku

Proces sprzedaży lokalu, choć może wydawać się skomplikowany, przebiega w sposób uporządkowany. Oto jego najważniejsze etapy:

1. Konsultacja i ustalenia wstępne – Zazwyczaj wszystko zaczyna się od kontaktu z notariuszem. To moment na omówienie Państwa sytuacji, ustalenie warunków transakcji i uzyskanie listy niezbędnych dokumentów.
2. Zgromadzenie dokumentacji – Sprzedający, na podstawie otrzymanej listy, kompletuje wszystkie wymagane dokumenty. Czas ten zależy od specyfiki nieruchomości i sprawności działania odpowiednich urzędów czy spółdzielni.
3. Zawarcie umowy przedwstępnej (opcjonalnie) – Jeżeli strony potrzebują czasu, np. na uzyskanie przez kupującego kredytu, często decydują się na zawarcie umowy przedwstępnej, która rezerwuje lokal i zabezpiecza interesy obu stron.
4. Przygotowanie projektu aktu notarialnego – Po dostarczeniu kompletu dokumentów do kancelarii, notariusz przygotowuje projekt umowy sprzedaży, który jest Państwu udostępniany do wglądu i akceptacji przed umówionym terminem.
5. Podpisanie umowy sprzedaży – W wyznaczonym dniu obie strony (sprzedający i kupujący) spotykają się w kancelarii. Notariusz odczytuje treść aktu notarialnego, wyjaśnia wszelkie niezrozumiałe kwestie i odpowiada na pytania. Po upewnieniu się, że treść jest w pełni zrozumiała i zgodna z wolą stron, następuje złożenie podpisów.
6. Działania notariusza po zawarciu umowy – To nie koniec pracy notariusza. Po podpisaniu aktu, notariusz składa w Państwa imieniu wniosek do sądu wieczystoksięgowego o dokonanie odpowiednich wpisów (np. wpis nowego właściciela) oraz przesyła wypisy aktu do właściwego urzędu skarbowego i urzędu gminy (lub miasta) w celu aktualizacji danych do podatku od nieruchomości.

Umowa przedwstępna – czy warto ją zawierać?

Umowa przedwstępna to zobowiązanie do zawarcia w przyszłości ostatecznej umowy sprzedaży (tzw. umowy przyrzeczonej). Jest to niezwykle użyteczne narzędzie, zwłaszcza gdy finalizacja transakcji musi zostać odłożona w czasie.

Można ją zawrzeć w dwóch formach, które rodzą zupełnie inne skutki prawne:

• Zwykła forma pisemna – Jest prostsza i tańsza, ale daje tzw. skutek słabszy. Oznacza to, że jeśli jedna ze stron uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, druga strona może żądać jedynie odszkodowania lub zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, ale nie może zmusić kontrahenta do sprzedaży/kupna mieszkania na drodze sądowej.
• Forma aktu notarialnego – Jest to rozwiązanie droższe, ale dające tzw. skutek silniejszy. Jeżeli strona zobowiązana unika zawarcia umowy ostatecznej, druga strona może skutecznie dochodzić zawarcia tej umowy przed sądem. Orzeczenie sądu zastępuje wówczas oświadczenie woli strony uchylającej się.

W umowie przedwstępnej kluczowe jest rozróżnienie zadatku od zaliczki. Zadatek, w przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron, pozwala drugiej stronie odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek (jeśli sama go otrzymała) lub żądać jego zwrotu w podwójnej wysokości (jeśli sama go dała). Zaliczka natomiast, w razie niedojścia umowy do skutku, zawsze podlega zwrotowi.

Zabezpieczenie płatności przy sprzedaży mieszkania

Kwestia bezpiecznego przekazania ceny jest jednym z najważniejszych aspektów transakcji. Istnieje kilka mechanizmów, które gwarnatują pewność zapłaty:

• Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 777 KPC)
  • Opis: Kupujący w akcie notarialnym składa oświadczenie, że co do obowiązku zapłaty ceny poddaje się egzekucji wprost z tego aktu.
  • Zalety: Najwyższy poziom bezpieczeństwa dla sprzedającego. W razie braku zapłaty, po uzyskaniu w sądzie klauzuli wykonalności (procedura uproszczona), może on skierować sprawę bezpośrednio do komornika, omijając długotrwały proces sądowy o zapłatę.
  • Wady: Może być postrzegane jako brak zaufania. Wiąże się z nieco wyższą taksą notarialną.
• Natychmiastowy przelew bankowy (np. Express Elixir)
  • Opis: Kupujący dokonuje przelewu w obecności notariusza i sprzedającego, a środki pojawiają się na koncie sprzedającego w ciągu kilku minut.
  • Zalety: Szybkość i brak dodatkowych kosztów (poza ewentualną opłatą bankową).
  • Wady: Istnieją limity kwotowe takich przelewów. Zależność od systemów bankowych – w razie awarii transakcja może się opóźnić. Wymaga pełnego zaufania, że kupujący dysponuje środkami i prawidłowo zleci przelew.
• Depozyt notarialny
  • Opis: Kupujący przed podpisaniem aktu wpłaca cenę sprzedaży na specjalne konto depozytowe notariusza. Notariusz, po spełnieniu określonych w akcie warunków (np. po podpisaniu umowy), przekazuje środki na konto sprzedającego.
  • Zalety: Najwyższy poziom bezpieczeństwa dla obu stron. Sprzedający ma pewność, że pieniądze są zabezpieczone, a kupujący, że zostaną one wypłacone dopiero po przeniesieniu własności.
  • Wady: Jest to usługa dodatkowo płatna – notariusz pobiera taksę za sporządzenie protokołu przyjęcia na przechowanie.
• Zapłata gotówką
  • Opis: Przekazanie ceny w gotówce w kancelarii.
  • Zalety: Prostota i natychmiastowość rozliczenia.
  • Wady: Ograniczenia prawne – transakcje między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł muszą być realizowane bezgotówkowo; w przypadku konsumentów limit wynosi 20 000 zł. Główne wady to ryzyko związane z transportem i przeliczaniem dużej ilości gotówki oraz niebezpieczeństwo otrzymania fałszywych banknotów.

Sprzedaż mieszkania cudzoziemcowi

Proces sprzedaży nieruchomości z udziałem cudzoziemca jest precyzyjnie uregulowany, a rola notariusza polega na zapewnieniu jego pełnej legalności. Zasadniczo cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego musi uzyskać zezwolenie Ministra Spraw Wewnętrznych. W codziennej praktyce istnieje jednak szereg kluczowych wyjątków, które znacząco upraszczają ten proces.

Najważniejsza zasada dotyczy obywateli państw UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii. Nabywają oni nieruchomości w Polsce, w tym mieszkania, na identycznych zasadach jak obywatele polscy – w ich przypadku żadne zezwolenie nie jest wymagane.

Dla obywateli państw trzecich (np. z Ukrainy), fundamentalny wyjątek dotyczy zakupu samodzielnego lokalu mieszkalnego. Nabycie typowego mieszkania, zarówno na rynku wtórnym, jak i od dewelopera, co do zasady nie wymaga zezwolenia. Ułatwienie to nie ma jednak zastosowania do nieruchomości położonych w strefie nadgranicznej – tam zgoda ministra jest niemal zawsze konieczna.

Należy pamiętać, że wszystkie akty notarialne sporządzane są w języku polskim. Jeżeli strona umowy nie włada nim w stopniu umożliwiającym pełne zrozumienie czynności, jej udział wymaga obowiązkowej obecności tłumacza przysięgłego.

Jako notariusz w Warszawie, przed przystąpieniem do umowy weryfikuję status prawny nabywcy, aby zagwarantować, że sprzedaż mieszkania przebiegnie sprawnie i zgodnie z prawem, gdyż nabycie nieruchomości wbrew przepisom jest z mocy prawa nieważne.

Obywatele Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii kupują mieszkanie w Polsce na takich samych zasadach jak Polacy. Dla pozostałych cudzoziemców (np. z Ukrainy) zakup typowego mieszkania co do zasady również nie wymaga zezwoleniaministra, chyba że lokal znajduje się w strefie nadgranicznej.

Dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania

Przed przyjściem do notariusza konieczne jest skompletowanie dokumentów niezbędnych do realizacji planowanej czynności. Najlepiej jeszcze przed wizytą warto wszystkie potrzebne informacje i kopie (skany) dokumentów, ale w dniu podpisywania aktu notarialnego należy przedłożyć notariuszowi oryginały.

Lista wymaganych dokumentów może się różnić w zależności od stanu prawnego nieruchomości. Ostateczną listę zawsze ustala notariusz po zapoznaniu się z numerem księgi wieczystej. Podstawowy katalog wygląda następująco:

Dane osobowe Sprzedającego/Sprzedających oraz Kupującego/Kupujących:

• w przypadku osób fizycznych: dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu, PESEL, adres zamieszkania),
• w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą także numer REGON,
• w przypadku osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej(między innymi spółek osobowych): aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), REGON, NIP, dane osób fizycznych reprezentujących podmiot, uchwała właściwego organu obejmująca zgodę na dokonanie czynności oraz tekst jednolity umowy spółki, aktu założycielskiego lub statutu;
• jeśli w imieniu którejś ze stron działa pełnomocnik – wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa wraz z danymi osobowymi pełnomocnika.

Oraz dodatkowo:

1. Podstawa nabycia/tytuł własności (akt notarialny) – od notariusza;
2. + do dokumentów z ustępu 1. – w przypadku spadku – zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia od notariusza/prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku z sądu 
3. Zaświadczenie z urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn;
4. Świadectwo charakterystyki energetycznej – od uprawnionego do wystawiania dokumentów (nie wymagam, gdy budynek jest wpisany do rejestru zabytków);
5. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych – z Urzędu Miasta/Urzędu Gminy.
6. Zaświadczenie o braku zalegania w opłatach eksploatacyjnych – z administracji.
7. Poza Warszawą, o ile nie jest umieszczona informacja na stronie Gminy, zaświadczenie o braku podjętej uchwały o rewitalizacji i braku podjętej uchwały o Specjalnej Strefie Rewitalizacji – z Urzędu Miasta/Urzędu Gminy.

Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Przy sprzedaży własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu lista jest bardzo podobna, ale dostarczyć należy również:

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu wraz z adnotacją o stanie zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu z założoną księgą wieczystą – numer księgi wieczystej,

Podatki przy sprzedaży mieszkania

Sprzedaż nieruchomości wiąże się z dwoma rodzajami zobowiązań podatkowych:

• Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) – Obowiązek jego zapłaty powstaje, gdy sprzedaż następuje przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie. Stawka podatku wynosi 19% od dochodu (różnica między przychodem a kosztami). Istnieje jednak możliwość skorzystania z tzw. ulgi mieszkaniowej, która zwalnia z podatku, jeśli środki ze sprzedaży zostaną w ciągu 3 lat przeznaczone na własne cele mieszkaniowe (np. zakup innej nieruchomości).
• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – Podatek ten w wysokości 2% od ceny sprzedaży obciąża zawsze stronę kupującą. Notariusz jest płatnikiem tego podatku – ma obowiązek go pobrać od kupującego przy podpisywaniu aktu i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego.

Sprzedaż mieszkania – koszty u notariusza w 2025 roku

Wiem z codziennej praktyki i rozmów, jak doniosłą kwestią dla moich Klientów są koszty związane z czynnością notarialną. Dlatego też zasadą, której niezmiennie hołduję w mojej Kancelarii, jest absolutna klarowność finansowa. Zawsze, jeszcze przed przystąpieniem do sporządzenia aktu, otrzymają Państwo wyczerpującą i w pełni zrozumiałą informację o wszystkich składowych należności. Precyzyjnie wyjaśnię, co stanowi wynagrodzenie notariusza (taksę notarialną), a co jest podatkiem lub opłatą sądową, którą jako notariusz mam jedynie obowiązek pobrać w Państwa imieniu i odprowadzić do właściwych instytucji państwowych.

Warto w tym miejscu podkreślić, że wysokość taksy notarialnej reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, a wartości wskazane w rozporządzeniu są opłatami maksymalnymi. Notariusz zawsze uzależnię wysokość taksy od specyfiki konkretnej sprawy.

Na łączny koszt związany z zawarciem umowy sprzedaży mieszkania u notariusza składa się z następujących składowych:

1. Taksa notarialna – wynagrodzenie notariusza, którego wysokość uzależniona jest od wartości przedmiotu umowy (ceny mieszkania) – omawiamy je niżej.
2. Koszt wypisów aktu notarialnego – taksa notarialna za sporządzenie kopii dokumentu dla stron i urzędów (zależna od liczby stron).
3. Opłaty sądowe – których wysokość podajemy niżej.
4. Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – pobrany od kupującego.

Przed podjęciem decyzji, zawsze warto skontaktować się z Kancelarią w celu uzyskania precyzyjnej kalkulacji wszystkich kosztów.

Sprzedaż mieszkania koszty notariusza w 2025 roku

Podstawą prawną dla mojego wynagrodzenia jest rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, które określa maksymalne stawki taksy notarialnej. To ważna informacja, ponieważ wskazane kwoty stanowią górną, nieprzekraczalną granicę. Ostateczny koszt mojej usługi jest zawsze ustalany indywidualnie, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy oraz wymaganego nakładu pracy.

Taksa notarialna

Jest to wynagrodzenie notariusza, którego maksymalną wysokość reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Stawki są uzależnione od wartości nieruchomości. 

Uwaga: W przypadku umowy sprzedaży lokalu mieszkalnego, notariusz pobiera połowę (1/2) maksymalnej stawki.

Maksymalne stawki podstawowe, przed obniżką o 50%:

• 100 zł przy wartości mieszkania do 3000 złotych,
• 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy wartości mieszkania powyżej 3000 do 10 000 zł,
• 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 10 000 do 30 000 zł,
• 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 30 000 do 60 000 zł,
• 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
• 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
• 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy wartości mieszkania powyżej 2 000 000 zł.

Do taksy notarialnej należy doliczyć 23% podatku VAT.

Opłaty sądowe

Pobierane przez notariusza i przekazywane do sądu. Są to stałe opłaty za wpisy w księdze wieczystej:

• 200 zł – wpis prawa własności.
• 100 zł – założenie nowej księgi wieczystej (jeśli jest wymagane).
• 200 zł – wpis hipoteki (jeśli zakup jest finansowany kredytem).

Koszt wypisów aktu notarialnego

Opłata za sporządzenie kopii aktu dla stron i urzędów. Wynosi 6 zł netto (+ 23% VAT) za każdą stronę wypisu. Zwykle potrzeba kilku wypisów, a umowa ma kilkanaście stron.

Przykładowe wyliczenie kosztów dla mieszkania o wartości 700 000 zł:

• Taksa notarialna: (1 010 zł + (640 000 zł * 0,4%)) * 1/2 = (1 010 zł + 2 560 zł) * 0,5 = 1 785 zł (+ 23% VAT)
• Podatek PCC: 700 000 zł * 2% = 14 000 zł
• Opłata sądowa za wpis własności: 200 zł
• Koszt wypisów (ok.): ok. 300 zł (+ 23% VAT)
• Razem (orientacyjnie): ok. 16 285 zł (+ VAT od taksy i wypisów)